Was ist CPQ-Software?
CPQ steht für Configure, Price, Quote: konfigurieren, Preis ermitteln, Angebot erstellen. Eine CPQ-Software führt den Vertrieb durch die Konfiguration eines variantenreichen Produkts, berechnet den Preis nach festen Regeln und erzeugt daraus das Angebotsdokument.
Die Begriffe CPQ-Software, CPQ-System und CPQ-Tool meinen dasselbe. Der Kern ist immer gleich: Das Wissen, welche Optionen zusammenpassen und was sie kosten, liegt an einer Stelle und nicht in einzelnen Köpfen, Excel-Dateien und E-Mails. Dieser Ratgeber erklärt die drei Bausteine, zeigt, für welche Unternehmen sich ein CPQ-System lohnt, und beschreibt, wie Sie bei Auswahl und Einführung vorgehen.
Die drei Bausteine: Configure, Price, Quote
Configure: Konfiguration mit Regelwerk
Der Anwender wählt Produkt, Optionen und Werte aus. Ein Regelwerk prüft jede Auswahl: Welche Optionen schließen sich aus? Welche setzen eine andere voraus? Welches Zubehör ist Pflicht? Unzulässige Kombinationen lassen sich gar nicht erst auswählen. Das Ergebnis ist eine Konfiguration, die sich bauen und liefern lässt.
Das Regelwerk ist der aufwendigste Teil eines CPQ-Projekts. Die Regeln stehen selten vollständig auf Papier. Sie stecken in der Konstruktion, im Innendienst und in alten Angeboten und müssen erst gesammelt und formuliert werden.
Price: Preisfindung
Aus der Konfiguration ergibt sich der Preis. Grundlage sind Listenpreise, Aufschläge für Optionen, kundenspezifische Preislisten und Rabatte. Eine CPQ-Software rechnet diese Regeln bei jeder Änderung neu. Überschreitet ein Rabatt eine festgelegte Grenze, geht das Angebot zur Freigabe an die zuständige Person. So bleibt später nachvollziehbar, wer welchen Nachlass freigegeben hat.
Quote: Angebotsdokument
Am Ende steht das Angebot als Dokument, meist als PDF im Layout des Unternehmens. Positionen, technische Daten, Preise und Texte kommen aus der Konfiguration und werden nicht abgetippt. Ändert der Kunde seine Anforderung, entsteht eine neue Version. Die alte bleibt erhalten.
Ein CPQ-System ersetzt nicht das Fachwissen der Technik. Es macht dieses Wissen für den Vertrieb nutzbar, ohne dass jedes Angebot über den Schreibtisch der Technik laufen muss.
Für wen sich CPQ-Software lohnt
CPQ lohnt sich dort, wo Produkte viele Varianten haben und Angebote regelmäßig erstellt werden. Drei Branchen sind typisch:
- Maschinen- und Anlagenbau: Baureihen mit vielen Optionen, deren Kombinierbarkeit von technischen Abhängigkeiten bestimmt wird.
- Technischer Großhandel: große Sortimente, kundenspezifische Preise und Zubehör, das zum Hauptartikel passen muss.
- Systemhäuser: Angebote aus Hardware, Lizenzen und Dienstleistungen, oft als Paket und mit Laufzeiten.
Anzeichen, dass der heutige Ablauf nicht mehr trägt
- Der Vertrieb fragt bei fast jedem Angebot in der Technik nach, ob eine Kombination möglich ist.
- Angebote enthalten Fehler: falsche Preise, vergessenes Zubehör, Kombinationen, die sich nicht bauen lassen.
- Das Wissen über Varianten und Preise liegt bei wenigen Personen. Sind sie im Urlaub, bleiben Angebote liegen.
- Mehrere Fassungen der Preisliste sind im Umlauf, und niemand ist sicher, welche gilt.
Wer ein Standardprodukt mit wenigen Optionen verkauft oder nur wenige Angebote im Jahr schreibt, braucht in der Regel kein CPQ-System. Der Aufwand für Regelwerk und Datenpflege steht dann in keinem Verhältnis zum Nutzen.
CPQ, Variantenkonfigurator im ERP oder Excel
Viele Unternehmen konfigurieren heute in Excel oder mit dem Variantenkonfigurator ihres ERP-Systems. Beides kann ausreichen. Die Tabelle zeigt, wo die Ansätze sich typischerweise unterscheiden. Im Einzelfall hängt das vom eingesetzten ERP-System und vom jeweiligen CPQ-Produkt ab.
| Kriterium | Excel | Variantenkonfigurator im ERP | CPQ-Software |
|---|---|---|---|
| Wofür gedacht | Einzelne Kalkulationen und Preislisten | Auftrag und Fertigung: Stückliste und Arbeitsplan zur Variante | Angebot im Vertrieb: Konfiguration, Preis und Dokument |
| Wer damit arbeitet | Wenige Personen, die die Datei kennen | Innendienst und Auftragsabwicklung mit ERP-Kenntnis | Außen- und Innendienst, je nach System auch Händler |
| Regeln | Formeln und Wissen der Bearbeiter | Im ERP hinterlegt, eng an Stückliste und Fertigung gebunden | Zentral hinterlegt, auf die Auswahl im Vertrieb ausgerichtet |
| Preisfindung | Von Hand, Stand der Datei oft unklar | Preise und Konditionen des ERP | Preislisten, Regeln, Rabatte und Freigaben |
| Angebotsdokument | Von Hand in einer Textvorlage | Standardbeleg des ERP | Vorlage im eigenen Layout, mit Versionen |
| Passt, wenn | wenige Varianten, wenige Angebote, ein kleines Team | die Regeln dort schon gepflegt sind und der Vertrieb im ERP arbeitet | viele Varianten, viele Angebote und mehrere Personen anbieten |
CPQ und ERP schließen sich nicht aus. In vielen Unternehmen entsteht das Angebot im CPQ-System, und der Auftrag wird anschließend im ERP abgewickelt. Wichtig ist dann, dass Artikelstamm, Preise und Regeln nicht doppelt gepflegt werden. Legen Sie vor dem Projekt fest, welches System für welche Daten führend ist.
Guided Selling und Variantenmanagement
Guided Selling
Guided Selling heißt geführter Verkauf. Statt technische Merkmale auszuwählen, beantwortet der Anwender Fragen zum Bedarf des Kunden: Einsatzzweck, Leistung, Umgebung. Das System leitet daraus das passende Produkt und eine Vorkonfiguration ab. Das hilft neuen Kollegen, dem Innendienst und Händlern, die das Sortiment nicht im Detail kennen.
Variantenmanagement
Variantenmanagement beschreibt, wie ein Unternehmen seine Produktvielfalt plant und begrenzt: Welche Varianten werden angeboten, aus welchen Baugruppen bestehen sie, welche laufen aus? Ein CPQ-System setzt diese Entscheidungen im Vertrieb durch. Es kann eine unübersichtliche Variantenvielfalt aber nicht ordnen. Ist das Produkt nicht modular aufgebaut, wird auch das Regelwerk unübersichtlich.
Auswahlkriterien für ein CPQ-System
- Regelwerk
Lassen sich Ihre Abhängigkeiten abbilden: Ausschlüsse, Voraussetzungen, Pflichtzubehör, Wertebereiche? Und kann Ihre Fachabteilung die Regeln selbst pflegen?
- Preislogik
Unterstützt das System Ihre Preislisten, kundenspezifische Preise, Staffeln und Rabatte, einschließlich Freigaben ab einer Grenze?
- Schnittstellen
Gibt es eine dokumentierte API zu ERP und CRM? Klären Sie, woher Artikel und Preise kommen und wohin das angenommene Angebot geht.
- Angebotsdokument
Entsteht das Dokument in Ihrem Layout, in den benötigten Sprachen und mit den technischen Daten, die Ihre Kunden erwarten?
- Bedienung
Kommt der Außendienst ohne Schulungswoche zurecht? Gibt es einen geführten Verkauf für Anwender ohne Detailwissen?
- Betrieb und Datenschutz
Wo werden die Daten gespeichert, wie sind Rollen und Rechte geregelt, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Lassen Sie sich die Software nicht an einem Beispielprodukt des Anbieters zeigen, sondern an einem eigenen. Wählen Sie dafür ein Produkt, das Ihrem Vertrieb heute Mühe macht. Erst daran sehen Sie, ob sich Ihre Regeln abbilden lassen und wie viel Aufwand die Pflege bedeutet.
Einführung in Schritten
Das größte Risiko bei einer CPQ-Einführung ist, das gesamte Sortiment auf einmal abbilden zu wollen. Beginnen Sie mit einem Produkt und erweitern Sie danach.
- 1. Ein Produkt auswählen
Nehmen Sie eine Produktfamilie, die häufig angeboten wird und überschaubare Regeln hat. Nicht die komplizierteste.
- 2. Regeln und Preise sammeln
Technik und Vertrieb schreiben gemeinsam auf, was zusammenpasst und wie der Preis entsteht. Dabei fallen oft Widersprüche auf, die vorher niemand bemerkt hat.
- 3. Abbilden und mit echten Angeboten prüfen
Stellen Sie abgeschlossene Angebote im System nach. Stimmen Konfiguration und Preis überein, trägt das Regelwerk.
- 4. Mit wenigen Anwendern starten
Eine kleine Gruppe aus dem Vertrieb arbeitet zuerst damit und meldet zurück, was fehlt oder stört.
- 5. Anbinden und ausweiten
Erst wenn der Ablauf funktioniert, folgen die Schnittstellen zu ERP und CRM und die nächsten Produkte.
Standardsoftware oder individuell entwickelter Konfigurator
Eine Standardsoftware bringt Regelwerk, Preisfindung, Freigaben und Dokumenterstellung fertig mit. Sie ist schneller eingeführt, und Sie zahlen nicht für die Entwicklung von Funktionen, die es bereits gibt. Dafür müssen Ihre Produkte in das Datenmodell der Software passen.
Eine Individualentwicklung ist sinnvoll, wenn die Konfiguration selbst das Besondere ist: räumliche Anordnung statt Optionsliste, Auslegungsberechnungen, eine 3D-Darstellung oder ein Konfigurator, den Ihre Kunden im eigenen Portal bedienen. Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Für SMS group haben wir einen 3D-Konfigurator für Industrieanlagen gebaut, der im Browser läuft und an ERP- und CAD-Systeme angebunden ist. Für solche Anforderungen ist ein Standardprodukt nicht gemacht. Mehr dazu auf unserer Seite zu individuell entwickelten Konfiguratoren.
Als Faustregel gilt: Lässt sich Ihr Produkt als Liste von Optionen mit Abhängigkeiten beschreiben, prüfen Sie zuerst Standardsoftware. Eine Möglichkeit ist Onveda CPQ, unser eigenes Produkt. Es umfasst einen Konfigurator mit Regeln, Preisregeln und Preislisten, mehrstufige Freigaben, Angebote als PDF in Ihrem Layout und einen geführten Verkauf. CRM- und ERP-Systeme lassen sich über eine REST-API und Webhooks anbinden. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Produkt hineinpasst, schicken Sie uns ein Beispiel. Wir bilden es für eine Demo nach.
Häufige Fragen zu CPQ-Software
Was bedeutet CPQ?
CPQ ist die Abkürzung für Configure, Price, Quote. Gemeint ist Software, mit der der Vertrieb ein Produkt konfiguriert, den Preis ermittelt und das Angebot erstellt.
Worin unterscheidet sich CPQ von einem Produktkonfigurator?
Ein Produktkonfigurator deckt den ersten Baustein ab: die Auswahl einer gültigen Variante. CPQ-Software umfasst zusätzlich die Preisfindung mit Rabatten und Freigaben und das Angebotsdokument.
Brauchen wir CPQ, wenn unser ERP einen Variantenkonfigurator hat?
Nicht zwingend. Arbeitet Ihr Vertrieb im ERP und reichen Preisfindung und Angebotsbeleg dort aus, genügt der Variantenkonfigurator. CPQ wird interessant, wenn Außendienst oder Händler ohne ERP-Kenntnis selbst anbieten sollen.
Wie lange dauert die Einführung einer CPQ-Software?
Das hängt vor allem davon ab, wie gut Regeln und Preise bereits dokumentiert sind und wie viele Systeme angebunden werden. Die Erfassung der Regeln dauert oft länger als die technische Einrichtung.
Ersetzt CPQ-Software das CRM oder das ERP?
Nein. Das CRM führt Kunden und Verkaufschancen, das ERP wickelt Aufträge ab. Die CPQ-Software liegt dazwischen und liefert das Angebot.
