Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying bezeichnet Einkäufe, die am vorgesehenen Beschaffungsprozess vorbei getätigt werden. Ein Mitarbeiter bestellt direkt beim Händler seiner Wahl statt beim Vertragslieferanten, umgeht die Freigabe oder bestellt erst und meldet den Bedarf hinterher. Im Deutschen spricht man auch von wildem Einkauf oder Einkauf am Einkauf vorbei.
Der Begriff kommt aus dem Englischen. Ein Maverick ist ein Einzelgänger, ursprünglich ein Rind ohne Brandzeichen, das zu keiner Herde gehört. Die Ausgaben, die so entstehen, heißen Maverick Spend.
Maverick Buying betrifft fast nur den indirekten Einkauf: Büromaterial, Werkzeug, Laborbedarf, IT-Zubehör, Dienstleistungen. Produktionsmaterial läuft über Planung und ERP und lässt sich kaum am Einkauf vorbei bestellen. Bei indirekten Bedarfen dagegen kann fast jeder Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte oder einem Händlerkonto selbst bestellen.
Formen von Maverick Buying
- Kauf bei Nicht-Vertragslieferanten
Es gibt einen Rahmenvertrag mit verhandelten Preisen, aber der Mitarbeiter bestellt woanders, etwa im Onlineshop, den er privat kennt.
- Bestellung ohne Bestellanforderung
Die Ware wird telefonisch oder per E-Mail bestellt. Der Einkauf erfährt davon erst, wenn die Rechnung kommt, und muss die Bestellung nachträglich anlegen.
- Umgehung von Freigaben
Ein größerer Bedarf wird in mehrere kleine Bestellungen aufgeteilt, damit jede unter der Freigabegrenze bleibt.
- Kauf außerhalb des Katalogs
Ein Artikel steht im Katalog, wird aber als Freitext bestellt, oft zu einem anderen Preis oder bei einem anderen Lieferanten.
- Kreditkarte und Spesen
Einkäufe werden mit der Firmenkreditkarte bezahlt oder über die Reisekostenabrechnung erstattet, obwohl es einen Bestellweg gäbe.
Warum Mitarbeiter am Einkauf vorbei bestellen
Maverick Buying ist selten böse Absicht. Meist ist der offizielle Weg schlicht umständlicher als der inoffizielle. Die häufigsten Gründe:
- Der Prozess ist zu langsam: Bis eine Bestellanforderung freigegeben und bestellt ist, vergehen Tage. Im Onlineshop ist die Ware morgen da.
- Der Katalog findet nichts: Die Suche liefert keine oder falsche Treffer, Artikel fehlen oder sind schlecht beschrieben.
- Zu viele Wege: Es gibt mehrere Kataloge, Punchout-Shops und Formulare. Niemand weiß, wo er suchen soll.
- Unkenntnis: Mitarbeiter wissen nicht, dass es für ihren Bedarf einen Rahmenvertrag gibt.
- Gefühlte Preise: Der Onlineshop wirkt günstiger, weil Versand, Konditionen und Prozesskosten nicht sichtbar sind.
- Keine Konsequenz: Rechnungen ohne Bestellung werden trotzdem bezahlt. Der Umweg hat keine Nachteile.
Wer Maverick Buying verringern will, muss deshalb zuerst den offiziellen Weg verbessern. Verbote ohne besseren Weg führen nur dazu, dass die Umgehung kreativer wird.
Folgen für das Unternehmen
- Verhandelte Konditionen verpuffen
Rabatte in Rahmenverträgen hängen meist am Volumen. Fließt ein Teil davon an andere Händler, wird das zugesagte Volumen verfehlt, und in der nächsten Verhandlung fehlt das Argument.
- Höhere Prozesskosten
Jede Rechnung ohne Bestellung muss geklärt werden: Wer hat bestellt, welche Kostenstelle, war das freigegeben? Die Arbeit landet in Buchhaltung und Einkauf.
- Risiken bei Lieferanten und Compliance
Ungeprüfte Lieferanten haben keine Prüfung zu Qualität, Arbeitsschutz, Datenschutz oder Lieferkettenpflichten durchlaufen. Bei Software und Cloud-Diensten kommen Sicherheitsrisiken hinzu.
- Fehlende Transparenz
Ausgaben ohne Bestellung haben oft keine oder eine falsche Warengruppe. Die Auswertung, die der Einkauf für die nächste Ausschreibung braucht, ist unvollständig.
Maverick Buying messen
Maverick Buying lässt sich nicht direkt beobachten, aber aus den Daten ableiten, die ohnehin vorliegen. Drei Kennzahlen reichen für den Anfang.
- Anteil Rechnungen ohne Bestellung
Wie viele Rechnungen im indirekten Einkauf haben keinen Bezug zu einer Bestellung oder einer nachträglich angelegten Bestellung? Die Kennzahl lässt sich direkt aus der Kreditorenbuchhaltung ermitteln.
- Anteil Ausgaben bei Vertragslieferanten
Welcher Teil der Ausgaben einer Warengruppe geht an Lieferanten mit Rahmenvertrag? Im Englischen heißt das Spend under Contract.
- Katalogquote
Welcher Anteil der Bestellpositionen kommt aus einem Katalog oder Punchout, welcher aus Freitext? Steigt der Freitextanteil in einer Warengruppe, fehlt dort vermutlich ein Katalog oder er ist schlecht gepflegt.
Werten Sie die Zahlen nach Warengruppe und Standort aus. Maverick Buying ist selten gleichmäßig verteilt. Meist sind es wenige Warengruppen, in denen der offizielle Weg nicht funktioniert.
Maßnahmen gegen Maverick Buying
Den offiziellen Weg einfacher machen
- Ein Einstieg für alles: Kataloge, Punchout-Shops und Freitext gehören unter eine Oberfläche mit einer gemeinsamen Suche. Wie die Anbindung von Lieferantenshops an SAP funktioniert, beschreiben wir unter OCI-Punchout.
- Gute Kataloge: Vollständige Artikeldaten, Bilder und eine saubere Klassifikation entscheiden, ob die Suche trifft. Mehr dazu im Beitrag über BMEcat.
- Schnelle Freigaben: Katalogartikel unter einer Wertgrenze brauchen keine Freigabe. Wo eine Freigabe nötig ist, sollte sie mit einem Klick und auch mobil möglich sein.
- Freitext mit Führung: Wer nichts im Katalog findet, braucht trotzdem einen offiziellen Weg. Ein Formular mit Warengruppe und Pflichtfeldern ist besser als eine E-Mail an den Einkauf.
Den inoffiziellen Weg schließen
- Keine Rechnung ohne Bestellung: Rechnungen ohne Bestellnummer gehen an den Lieferanten zurück. Im Englischen heißt die Regel „No PO, no pay“. Sie wirkt schnell, setzt aber voraus, dass der Bestellweg funktioniert.
- Regeln für Kreditkarten: Legen Sie fest, wofür Firmenkreditkarten genutzt werden dürfen, und sperren Sie Warengruppen, für die es Kataloge gibt.
- Lieferanten einbeziehen: Vertragslieferanten sollten nur Bestellungen mit Bestellnummer annehmen und Direktbestellungen an den Einkauf verweisen.
Erklären und zurückmelden
Mitarbeiter halten sich eher an den Prozess, wenn sie den Grund kennen. Zeigen Sie, was ein Rahmenvertrag spart und was eine ungeklärte Rechnung kostet. Fragen Sie nach, wenn in einer Abteilung viele Rechnungen ohne Bestellung auftauchen. Oft erfahren Sie dabei, welcher Artikel im Katalog fehlt.
Nicht jede Ausnahme ist ein Problem
Ein vollständiges Verbot ist weder möglich noch sinnvoll. Wenn eine Anlage steht und das Ersatzteil nur beim Händler um die Ecke verfügbar ist, ist der direkte Kauf richtig. Dasselbe gilt für Kleinstbeträge, bei denen jede Bestellung mehr kostet als die Ware.
Definieren Sie solche Ausnahmen ausdrücklich: Notfallbestellungen mit nachträglicher Erfassung, eine Wertgrenze für Kreditkarten, eine Liste von Warengruppen ohne Katalogpflicht. Was ausdrücklich erlaubt ist, ist kein Maverick Buying mehr und taucht in den Kennzahlen nicht als Problem auf.
Häufige Fragen
Was bedeutet Maverick Buying auf Deutsch?
Wörtlich etwa Einzelgänger-Einkauf. Gemeint ist der Einkauf am offiziellen Beschaffungsprozess vorbei, im Deutschen auch wilder Einkauf genannt.
Was ist der Unterschied zwischen Maverick Buying und Maverick Spend?
Maverick Buying bezeichnet das Verhalten, Maverick Spend die Ausgaben, die dadurch entstehen. In der Praxis werden beide Begriffe oft gleich verwendet.
Ist Maverick Buying verboten?
Gesetzlich nicht. Es verstößt aber meist gegen interne Einkaufsrichtlinien. In regulierten Bereichen oder im öffentlichen Sektor kann der Kauf an Vergabe- oder Compliance-Regeln vorbei zusätzliche Folgen haben.
Wie hoch ist der Anteil von Maverick Buying typischerweise?
Das hängt stark von Branche, Warengruppe und Reife des Einkaufs ab. Verlässlich ist nur die eigene Messung. Beginnen Sie mit dem Anteil der Rechnungen ohne Bestellung im indirekten Einkauf.
Hilft E-Procurement gegen Maverick Buying?
Ja, wenn das System einfacher ist als der Umweg. Ein E-Procurement-System mit guten Katalogen und schnellen Freigaben nimmt den häufigsten Grund für Maverick Buying weg. Ein umständliches System verstärkt ihn.
Nächster Schritt
Ovenca Procure ist unsere Software für den indirekten Einkauf. Mitarbeiter suchen über alle Kataloge und Punchout-Shops wie in einem Onlineshop und erfassen alles andere als Freitext. Der Einkauf gibt frei, die Bestellanforderung geht an SAP oder Ihr anderes ERP-System. Wenn Sie den offiziellen Bestellweg einfacher machen wollen, sprechen Sie mit uns.
