Was ist E-Procurement?
E-Procurement bedeutet elektronische Beschaffung. Gemeint ist, dass ein Unternehmen seinen Einkauf über Software abwickelt statt über E-Mail, Telefon, Papierformulare und Excel-Listen. Bedarf, Bestellung, Freigabe und Rechnung laufen durch ein System, und jeder Schritt ist nachvollziehbar.
Der Begriff wird in zwei Bedeutungen verwendet. In der Industrie meint E-Procurement meist den operativen Einkauf: Mitarbeiter bestellen Material und Dienstleistungen aus Katalogen, der Einkauf gibt frei, die Bestellung geht an den Lieferanten. Im öffentlichen Sektor steht E-Procurement dagegen oft für die elektronische Vergabe, also Ausschreibungen über Vergabeplattformen. Dieser Beitrag behandelt die erste Bedeutung.
Operatives und strategisches E-Procurement
Der Einkauf hat zwei Aufgaben, und für beide gibt es eigene Software.
- Strategischer Einkauf (E-Sourcing)
Lieferanten finden und bewerten, Ausschreibungen und Auktionen durchführen, Rahmenverträge verhandeln. Hier geht es um wenige Entscheidungen mit großer Wirkung.
- Operativer Einkauf (E-Procurement im engeren Sinn)
Die laufende Bestellung auf Basis dieser Verträge: Bedarf erfassen, freigeben, bestellen, Ware empfangen, Rechnung prüfen. Hier geht es um viele kleine Vorgänge, die schnell und fehlerfrei laufen sollen.
Den gesamten Weg vom Bedarf bis zur Zahlung nennt man Procure-to-Pay, kurz P2P. Wird die Lieferantenauswahl mit einbezogen, spricht man von Source-to-Pay. Große Software-Suiten decken die ganze Kette ab. Viele Unternehmen beginnen aber mit dem operativen Teil, weil dort die meisten Vorgänge anfallen.
Ablauf einer Bestellung im E-Procurement
Eine typische Bestellung im indirekten Einkauf, also bei Büromaterial, Laborbedarf, Ersatzteilen, Arbeitsschutz oder IT-Zubehör, läuft in fünf Schritten.
- 1. Bedarf finden
Der Mitarbeiter sucht im Katalogsystem wie in einem Onlineshop. Er sieht nur Artikel aus freigegebenen Katalogen und zu verhandelten Preisen. Findet er nichts, erfasst er den Bedarf als Freitext.
- 2. Bestellanforderung anlegen
Aus dem Warenkorb entsteht eine Bestellanforderung, in SAP die Banf. Kostenstelle, Warengruppe und Lieferant werden aus dem Katalog übernommen, nicht von Hand eingetragen.
- 3. Freigabe
Je nach Betrag, Warengruppe oder Kostenstelle geht die Anforderung an einen oder mehrere Freigebende. Katalogartikel unter einer Wertgrenze laufen oft ohne Freigabe durch.
- 4. Bestellung
Das ERP-System erzeugt die Bestellung und schickt sie an den Lieferanten, per EDI, cXML oder E-Mail. Preise und Konditionen stimmen, weil sie aus dem Katalog kommen.
- 5. Wareneingang und Rechnung
Der Wareneingang wird gebucht, die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Weil alle drei Belege zusammenpassen, kann die Rechnungsprüfung weitgehend automatisch laufen.
Kataloge, Punchout und Freitext
Das Herzstück des operativen E-Procurement ist der Katalog. Er bestimmt, was Mitarbeiter finden und zu welchem Preis. Es gibt drei Wege, Artikel bestellbar zu machen.
- Statische Kataloge
Der Lieferant liefert eine Katalogdatei, meist im Format BMEcat, und das Katalogsystem importiert sie. Sortiment und Preise liegen im eigenen System. Das eignet sich für Standardartikel mit festen Preisen.
- Punchout-Kataloge
Der Mitarbeiter springt in den Shop des Lieferanten, füllt dort den Warenkorb und übergibt ihn zurück. In SAP läuft das über die OCI-Schnittstelle, in anderen Systemen oft über cXML. Das eignet sich für große oder konfigurierbare Sortimente und tagesaktuelle Preise.
- Freitext und Formulare
Nicht jeder Bedarf passt in einen Katalog, etwa Dienstleistungen, Reparaturen oder einmalige Anschaffungen. Ein geführtes Formular sorgt dafür, dass auch diese Anforderungen vollständig und mit Warengruppe beim Einkauf ankommen.
In der Praxis braucht man alle drei. Entscheidend ist, dass der Mitarbeiter sie unter einer Oberfläche findet. Muss er erst wissen, in welchem Shop er suchen soll, weicht er auf die alten Wege aus.
Was E-Procurement bringt
- Weniger Aufwand je Bestellung: Bestellungen werden nicht mehr abgetippt, nachgefragt und korrigiert. Der Einkauf kümmert sich um Ausnahmen statt um Routine.
- Verhandelte Preise werden genutzt: Wer im Katalog bestellt, bestellt beim Vertragslieferanten. Das verringert Maverick Buying, also Käufe am Einkauf vorbei.
- Transparenz: Jede Ausgabe ist einer Warengruppe, einem Lieferanten und einer Kostenstelle zugeordnet. Das ist die Grundlage für die nächste Verhandlung.
- Kontrolle ohne Bremse: Freigaben greifen dort, wo sie nötig sind. Kleine Katalogbestellungen laufen ohne Wartezeit durch.
- Saubere Rechnungsprüfung: Bestellung, Wareneingang und Rechnung passen zusammen. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein durchgängiger elektronischer Bestellprozess macht deren automatische Prüfung erst möglich.
Welche Arten von E-Procurement-Systemen es gibt
Der Markt ist unübersichtlich, weil sehr unterschiedliche Produkte unter demselben Begriff verkauft werden. Grob lassen sich vier Gruppen unterscheiden.
- Source-to-Pay-Suiten
Große Plattformen wie SAP Ariba, Coupa oder Jaggaer decken Lieferantenmanagement, Ausschreibung, Vertrag, Bestellung und Rechnung ab. Sie sind umfassend, aber aufwendig in der Einführung und laufen meist als geteilte Cloud.
- ERP-Bordmittel
SAP und andere ERP-Systeme bringen Bestellanforderung, Freigabe und Bestellung mit. Für den Katalogeinkauf von Mitarbeitern ohne ERP-Schulung sind die Oberflächen aber selten gemacht.
- B2B-Marktplätze
Plattformen wie Amazon Business oder Unite bieten ein großes Sortiment vieler Händler und lassen sich per Punchout anbinden. Sie sind schnell eingerichtet, decken aber nur einen Teil der Lieferanten ab, und die Daten liegen beim Marktplatz.
- Katalog- und Bestellsysteme
Spezialisierte Software für den operativen Einkauf. Sie bündelt eigene Kataloge, Punchout-Shops und Freitext, übernimmt Freigaben und übergibt die Bestellanforderung an das ERP-System. Das ERP bleibt führend.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- ERP-Anbindung: Wie kommen Kontrakte, Materialnummern und Kostenstellen ins System, und wie geht die Bestellanforderung zurück? Lassen Sie sich die Anbindung an Ihr eigenes System zeigen, nicht an ein Demosystem.
- Lieferantenanbindung: Welche Katalogformate werden importiert, welche Punchout-Standards unterstützt? Zahlen Lieferanten für die Teilnahme? Netzwerkgebühren schrecken gerade kleine Lieferanten ab.
- Bedienung: Die meisten Nutzer bestellen ein paarmal im Monat. Sie brauchen eine Suche, die funktioniert, und keine Schulung.
- Katalogpflege: Wer prüft neue Kataloge und Preisänderungen? Können Lieferanten Fehler selbst beheben, oder landet jede Korrektur beim Einkauf?
- Organisation: Mehrere Gesellschaften, Werke, Sprachen und Währungen müssen sich abbilden lassen, mit eigenen Sortimenten und Freigaberegeln.
- Betrieb und Daten: Geteilte Cloud, eigene Instanz oder im eigenen Rechenzentrum? Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff?
Einführung in vier Schritten
- 1. Ausgaben verstehen
Werten Sie aus, welche Warengruppen und Lieferanten im indirekten Einkauf das meiste Volumen und die meisten Bestellungen verursachen. Beides ist wichtig: Volumen für Einsparungen, Anzahl für Prozesskosten.
- 2. Mit wenigen Lieferanten starten
Binden Sie zuerst die Lieferanten an, bei denen ohnehin die meisten Bestellungen anfallen. Ein funktionierender Katalog mit gutem Sortiment überzeugt mehr als zehn halbfertige.
- 3. Stammdaten klären
Warengruppen, Mengeneinheiten, Lieferantennummern und Kontrakte müssen zwischen Katalog und ERP zusammenpassen. Hier steckt der größte Teil der Arbeit, nicht in der Software.
- 4. Alte Wege schließen
Sobald der neue Weg funktioniert, muss der alte enden. Eine einfache Regel wie „keine Rechnung ohne Bestellung“ wirkt mehr als jede Schulung.
Beispiel LANXESS
Für den Spezialchemiekonzern LANXESS haben wir 2014 ein Katalogsystem für den indirekten Einkauf gebaut, das 2015 weltweit in Betrieb ging. Mitarbeiter durchsuchen dort heute über 5 Millionen Artikel, die Bestellanforderungen gehen an SAP. 2019 entschied sich LANXESS für SAP Ariba, 2025 kam das Unternehmen zurück. Seit August 2026 läuft das erneuerte System wieder weltweit. Die Einzelheiten stehen in der Fallstudie zum LANXESS-Katalogsystem.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen E-Procurement und E-Sourcing?
E-Sourcing umfasst die Auswahl von Lieferanten und die Verhandlung von Verträgen. E-Procurement im engeren Sinn ist die laufende Bestellung auf Basis dieser Verträge.
Ersetzt ein E-Procurement-System das ERP-System?
Nein. Bestellungen, Kontrakte und Buchhaltung bleiben in der Regel im ERP-System. Das E-Procurement-System übernimmt Katalog, Bedarfserfassung und Freigabe und übergibt die Bestellanforderung an das ERP.
Lohnt sich E-Procurement auch für mittelständische Unternehmen?
Ja, sobald im indirekten Einkauf viele kleine Bestellungen bei wiederkehrenden Lieferanten anfallen. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Zahl der Bestellungen und Besteller.
Was ist der Unterschied zwischen E-Procurement und P2P?
Procure-to-Pay beschreibt den Prozess vom Bedarf bis zur Zahlung. E-Procurement ist die Software, mit der dieser Prozess elektronisch abläuft, oder zumindest der Teil davon bis zur Bestellung.
Was bedeutet E-Procurement im öffentlichen Sektor?
Dort meint der Begriff meist die elektronische Vergabe: Ausschreibungen werden über Vergabeplattformen veröffentlicht, Angebote elektronisch abgegeben. Das ist ein eigenes Thema mit eigenen rechtlichen Vorgaben.
Nächster Schritt
Aus dem LANXESS-Katalogsystem ist Ovenca Procure entstanden, unsere E-Procurement-Software für den indirekten Einkauf. Sie bündelt Kataloge, Punchout-Shops und Freitext unter einer Oberfläche und läuft neben SAP oder Ihrem anderen ERP-System. Wenn Sie wissen wollen, ob das zu Ihrer Ausgangslage passt, sprechen Sie mit uns.
